Kurz gesagt
Ein kostenloses CRM bekommst du bei Bitrix24, Zoho CRM, CentralStationCRM und HubSpot Sales Hub – mit Grenzen bei Nutzern, Kontakten oder Funktionen. Bezahlt startet ein CRM für eine Person bei 9 € im Monat (Freshsales, Growth); für ein Team mit 5 Nutzern ist Freshsales mit 45 € (Growth) am günstigsten. Die Einstiegstarife unterscheiden sich stark im Funktionsumfang, vor allem bei E-Mail-Synchronisierung und Automationen.
Ein Rechenzentrum in Deutschland nennen Bitrix24 und CentralStationCRM. Alle Preise netto pro Monat, Stand 12.11.2026.
Was ein CRM leisten sollte
Ein CRM (Customer Relationship Management) bündelt Kontakte, Gespräche, Angebote und Verkaufschancen an einem Ort. Für kleine Firmen zählen vor allem:
- Pipeline: Verkaufschancen als Karten, die du von Phase zu Phase ziehst – das bieten alle Anbieter im Vergleich.
- E-Mail-Anbindung: Mails aus Gmail oder Outlook landen automatisch beim Kontakt. Bei Pipedrive gibt es die volle Synchronisierung erst ab Growth.
- Automationen: Aufgaben und Follow-ups werden automatisch angelegt. In Einstiegstarifen oft begrenzt.
- Kontaktlimit: Gratis- und Basistarife begrenzen Kontakte (z. B. HubSpot Free 1.000, monday Basic 1.000, CentralStation Starter 200).
- Integrationen: Buchhaltung, Telefonie, Newsletter und Kalender sollten sich anbinden lassen.
Preismodelle: pro Nutzer oder pauschal
Die meisten CRMs kosten pro Nutzer und Monat; bei jährlicher Zahlung wird es oft 20 bis 40 % günstiger. Bitrix24 und CentralStationCRM rechnen dagegen mit Paketpreisen, die eine bestimmte Zahl Nutzer abdecken – das lohnt sich, wenn viele Kollegen nur gelegentlich ins CRM schauen. Achte außerdem auf Mindestnutzer: monday CRM verkauft mindestens 3 Sitze, TecArt mindestens 5 Nutzer.
Versteckte Kosten entstehen durch Zusatzmodule (Lead-Generierung, Kampagnen, KI-Funktionen), Pflicht-Onboarding in höheren Tarifen (HubSpot Professional) oder Transaktionsgebühren (laut Salesforce-Preisseite). Bei Brevo ist der Vertrieb nur als Zusatz zu einem Marketing-Tarif buchbar.
Datenschutz bei CRM-Software
Im CRM liegen personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten. Du brauchst deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter und solltest wissen, wo die Daten gespeichert werden. Bei US-Anbietern lässt sich oft ein EU-Rechenzentrum wählen – frage vor dem Start nach, ob das für deinen Tarif gilt. Wer Daten ausschließlich in Deutschland halten will, schaut auf CentralStationCRM, Bitrix24 (Frankfurt) oder TecArt mit eigenem Server.
So haben wir verglichen
Alle Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter oder den Preisdaten, die diese Seiten laden (Abruf 12.11.2026). Wir zeigen Nettopreise pro Monat und rechnen mit jährlicher Zahlung, wenn der Anbieter sie anbietet; HubSpot rechnen wir mit dem regulären Starter-Preis, nicht mit dem befristeten Neukundenpreis. Die Kostenbeispiele nehmen jeweils den günstigsten bezahlten Tarif für die Teamgröße – der Funktionsumfang unterscheidet sich daher. Die Reihenfolge folgt den Monatskosten für 5 Nutzer. Nicht aufgenommen haben wir weclapp (CRM nur im ERP-Paket) und Teamleader (kein veröffentlichter Preis).